Рекрутинг спеціаліста з адміністративної роботи

Нам потрібна підтримка у наймі особи на посаду асистентки офісу для роботи в офісі нашої компанії, на вул. Grochowska 23/31 у Варшаві (Прага Полудне).
Ми шукаємо людину, яка буде доступна зразу, і яка бажає довгостроково співпрацювати з компанією (тобто працівник, а не зовнішній підрядник).

 Кого ми шукаємо?

Особи:

• логічно мислячу, здатну вирішувати проблеми та діяти за завданнями, а не просто «відмічати пункти у списку»,

• ретельну і уважну, особливо при роботі з документами та комунікації,

• здатну читати з розумінням і працювати з концентрацією,

• найкраще з водійським посвідченням (або на курсі/екзаменах), оскільки іноді потрібно буде щось оформити на нашому автомобілі.

• знанням польської мови на рівні носія або C2

Умови

• Робочий час: 9:00–17:00, з понеділка по п’ятницю

• Обсяг роботи: повна зайнятість (168 годин/місяць)

• Форма працевлаштування: перевага надається договірній угоді, можливий також трудовий договір

• Зарплата: 36–40 злотих брутто/година

• Початок: можливий зразу

• Обладнання: ми забезпечуємо ноутбук, службовий телефон і всі необхідні інструменти

• Знання іноземних мов: бажано, але не обов’язково

 Обсяг завдань

I. Адміністративне та офісне обслуговування

• сканування, виставлення та архівування рахунків (електронних та паперових)

• моніторинг відсутніх рахунків, електронний контакт з контрагентами

• редагування листів, електронних листів, підготовка кореспонденції (також отримання посилок)

• ведення календаря команди, організація зустрічей (також приватних за дорученням)

• організація командних зустрічей та корпоративних заходів

• оновлення баз даних (наприклад, Excel)

• підготовка юридичних та державних документів (протоколи, рішення, заяви до КВ)

• співпраця з нотаріусами, страховими компаніями, державними органами, постачальниками комунальних послуг

• покупки та поточне забезпечення, контакти з магазинами, написання рекламацій

II. Підтримка у управлінні нерухомістю

• пошук та перевірка сервісних компаній

• допомога у обслуговуванні оренди та продажу (оголошення, прибирання, програми для оренди)

• підтримка у операційних діях щодо квартир

III. Розвиток і оптимізація

• співстворення та оновлення внутрішніх процедур компанії

• пропозиції щодо покращень та нових рішень у щоденній роботі

Наше попереднє оголошення

Опис:
Любиш планувати та викреслювати завдання зі списку? Хочеш співтворити новий бренд на ринку, створювати офіційні листи до органів влади та оголошення, що привертають клієнтів? Не боїшся взяти телефон, щоб узгодити деталі з різними людьми? – Можливо, саме тебе ми шукаємо!

До нашої невеликої, з 4 осіб компанії, яка займається купівлею, ремонтом і продажем нерухомості, наразі шукаємо: Асистента/Асистентку.

Яка робота?
Робота з офісу на вул. Grochowska у Варшаві на повну ставку за трудовим або цивільно-правовим договором – як тобі зручніше. Пропонуємо перший договір на 6 місяців, незалежно від обраної форми. Можливість почати вже у червні.

До обов’язків особи на цій посаді належатиме, зокрема:

• ведення обліку рахунків та контроль за правильним обігом документів,

• створення різних листів, рішень, протоколів, оголошень, повідомлень,

• керування календарями (власників, подій),

• створення розрахунків і зведень,

• вирішення питань, пов’язаних із постачальниками комунальних послуг та страхування,

• обслуговування та контакти з клієнтами, контрагентами та державними органами від імені компанії.

Яка зарплата?

• договір підряду: 36–40 злотих брутто

• трудовий договір: 5800–6400 злотих брутто

Що ще?
Можливість долучитися до впровадження системи CRM та реально впливати на якість обслуговування клієнтів компанії. Забезпечуємо камерну атмосферу, швидкий обмін інформацією та відсутність корпоративних схем.

Яку особу ми шукаємо?
Готову взяти на себе завдання, описані вище, за запропонованими формами співпраці. Також людину, яка:

• має чинне водійське посвідчення кат. B,

• знає та користується пакетом Office (Excel, Word) і рішеннями Google Cloud (Sheets, Docs, Calendar),

• готова навчатися програмам управління проектами та системі CRM,

• здатна адаптувати повідомлення до отримувача, а високий стандарт обслуговування клієнтів для неї — щось більше, ніж слоган,

• хоче виконувати повторювані дії.

Як буде проходити процес відбору?
Процес буде гібридним:

1. Надіслати резюме

2. Віддалено заповнити анкету у визначений термін

3. Виконати віддалені завдання для відбору

4. Заповнити безкоштовний тест особистості для обговорення під час співбесіди

5. Співбесіда з обраними кандидатами у офісі компанії

Зацікавлених просимо надіслати резюме. Інформуємо, що зв’яжемося лише з обраними кандидатами, а дані кандидатів будуть негайно видалені після завершення процесу відбору.