Найм специалиста по административным вопросам

Нам нужна поддержка в подборе сотрудника на должность ассистентки офиса для работы на месте в нашей компании, по адресу ул. Grochowska 23/31 в Варшаве (Прага Полудне).
Нам важен человек, доступный сразу же, который хочет связать свою карьеру с компанией надолго (то есть сотрудник, а не внешний подрядчик).

 Кого мы ищем?

Личность:

• логически мыслящая, умеющая решать проблемы и работать по задачам, а не просто «отмечать пункты в списке»,

• скрупулёзная и внимательная, особенно при работе с документами и коммуникацией,

• читающая с пониманием и сосредоточенно действующая,

• лучше с водительским удостоверением (или на курсе/экзаменах), так как иногда потребуется что-то оформить на нашем автомобиле.

• человек со знанием польского языка на уровне носителя или C2

Условия

• Рабочие часы: 9:00–17:00, с понедельника по пятницу

• Объем работы: полный рабочий день (168 ч/месяц)

• Форма трудоустройства: предпочтительно договора подряда, возможен также трудовой договор

• Заработная плата: 36–40 злотых брутто/час

• Начало работы: возможно с немедленным стартом

• Оборудование: предоставляем ноутбук, служебный телефон и все необходимые инструменты

• Знание иностранных языков: желательно, но не обязательно

 Объем задач

I. Административное и офисное обслуживание

• сканирование, выставление и архивация счетов (электронных и бумажных)

• отслеживание отсутствующих счетов, электронная связь с контрагентами

• редактирование писем, писем, подготовка переписки (в том числе получение посылок)

• ведение календаря команды, организация встреч (в том числе личных по поручению)

• организация командных встреч и корпоративных мероприятий

• обновление баз данных (например, Excel)

• подготовка юридических и официальных документов (протоколы, решения, заявления в ЖЭК)

• сотрудничество с нотариусами, страховщиками, госорганами, поставщиками коммунальных услуг

• покупки и текущие закупки, связь с магазинами, оформление рекламаций

II. Поддержка в управлении недвижимостью

• поиск и проверка сервисных компаний

• помощь в аренде и продаже (объявления, уборка, программы для аренды)

• поддержка в операционных действиях, связанных с квартирами

III. Развитие и оптимизация

• совместное создание и обновление корпоративных процедур

• предложения по улучшениям и новым решениям в повседневной работе

Наше предыдущее объявление

Описание:
Любите планировать и вычеркивать задачи из списка? Хотите участвовать в создании нового бренда на рынке, писать официальные письма в госорганы и создавать объявления, привлекающие клиентов? Не боитесь взять телефон, чтобы уточнить детали у разных людей? – Возможно, мы ищем именно вас!

В нашу небольшую, из 4 человек, компанию, занимающуюся покупкой, ремонтом и продажей недвижимости, мы сейчас ищем: Ассистента/Ассистентку.

Какая работа?
Работа в офисе по ул. Grochowska в Варшаве на полную ставку по трудовому договору или договору подряда — как вам удобнее. Предлагаем первый договор на 6 месяцев, независимо от выбранной формы. Возможность начать работу уже в июне.

Обязанности на этой должности включают:

• ведение учета счетов и контроль правильного документооборота,

• создание различных писем, решений, писем, объявлений и протоколов,

• управление календарями (владельцев, событий),

• создание расчетов и сводных таблиц,

• решение вопросов, связанных с поставщиками коммунальных услуг и страховками,

• обслуживание и взаимодействие с клиентами, контрагентами и госорганами от имени компании.

Какая зарплата?

• договора подряда: 36–40 злотых брутто

• трудового договора: 5800–6400 злотых брутто

Что еще?
Возможность участвовать в внедрении системы CRM и реально влиять на качество обслуживания клиентов компании. Обеспечиваем уютную атмосферу, быстрый обмен информацией и отсутствие корпоративных схем.

Какого человека мы ищем?
Желающего выполнить задачи, описанные выше, по предлагаемым формам сотрудничества. Также человека, который:

• имеет действующие водительские права категории B,

• знает и использует пакет Office (Excel, Word) и решения Google Cloud (Sheets, Docs, Calendar),

• готов учиться программам для управления проектами и системе CRM,

• умеет адаптировать сообщение под получателя, а высокий стандарт обслуживания клиентов для нее — не просто лозунг,

• хочет выполнять повторяющиеся действия.

Как будет проходить процесс набора?
Процесс будет проходить в гибридном формате:

1. Отправка резюме

2. Удаленное заполнение анкеты в указанный срок

3. Удаленное выполнение заданий для рекрутинга

4. Заполнение бесплатного теста личности для обсуждения во время собеседования

5. Интервью с выбранными кандидатами в офисе компании

Заинтересованных просим присылать резюме. Информируем, что свяжемся только с выбранными кандидатами, а данные кандидатов будут немедленно удалены после завершения процесса набора.