Rekrutacja specjalisty ds. administracji

Potrzebujemy wsparcia w rekrutacji osoby na stanowisko asystentki biura do pracy stacjonarnej w naszej firmie, przy ul. Grochowskiej 23/31 w Warszawie (Praga Południe).
Zależy nam na osobie dostępnej od zaraz, która będzie chciała związać się z firmą na dłużej (czyli pracownik, nie zewnętrzny podwykonawca).

 Kogo szukamy?

Osoby:

• logicznie myślącej, potrafiącej rozwiązywać problemy i działać zadaniowo, a nie tylko „odhaczać punkty z listy”,

• skrupulatnej i uważnej, szczególnie przy dokumentach i komunikacji,

• czytającej ze zrozumieniem i działającej w skupieniu,

• najlepiej z prawem jazdy (lub przynajmniej w trakcie kursu/egzaminów), ponieważ czasem będzie trzeba coś załatwić naszym samochodem.

• osoby ze znajomością języka polskiego na poziomie natywnym lub C2

Warunki

• Godziny pracy: 9:00–17:00, poniedziałek–piątek

• Wymiar: pełen etat (168 h/miesiąc)

• Forma zatrudnienia: preferujemy umowę zlecenie, możliwa również umowa o pracę

• Stawka: 36–40 zł brutto/h

• Start: możliwy od zaraz

• Sprzęt: zapewniamy laptop, telefon służbowy i wszystkie potrzebne narzędzia

• Znajomość języków obcych: mile widziana, ale nie jest wymagana

 Zakres zadań

I. Obsługa administracyjno-biurowa

• Skanowanie, wystawianie i archiwizacja faktur (elektroniczna i papierowa)

• Monitorowanie brakujących faktur, kontakt mailowy z kontrahentami

• Redagowanie pism, maili, przygotowywanie korespondencji (również odbiór paczek)

• Prowadzenie kalendarza zespołu, umawianie spotkań (także prywatnych na zlecenie)

• Organizacja spotkań zespołu i eventów firmowych

• Uzupełnianie baz danych (np. Excel)

• Przygotowywanie dokumentów prawnych i urzędowych (protokoły, uchwały, wnioski KW)

• Współpraca z notariuszami, ubezpieczycielami, urzędami, dostawcami mediów

• Zakupy i bieżące zaopatrzenie, kontakt ze sklepami, pisanie reklamacji

II. Wsparcie w zarządzaniu nieruchomościami

• Wyszukiwanie i weryfikacja firm usługowych

• Pomoc w obsłudze najmu i sprzedaży (ogłoszenia, sprzątanie, programy do najmu)

• Wsparcie przy działaniach operacyjnych dotyczących mieszkań

III. Rozwój i optymalizacja

• Współtworzenie i aktualizacja procedur firmowych

• Proponowanie usprawnień i nowych rozwiązań w codziennej pracy

Nasze dotychczasowe ogłoszenie

Opis:
Lubisz planować i wykreślać zadania z listy? Chcesz współtworzyć nową markę na rynku, tworzyć oficjalne pisma do urzędów oraz ogłoszenia przyciągające klientów? Nie boisz się przy tym sięgnąć po telefon, żeby ustalić szczegóły z różnymi osobami? – Może szukamy właśnie Ciebie!

Do naszej małej, 4-osobowej firmy zajmującej się kupnem, remontem i sprzedażą nieruchomości, aktualnie poszukujemy: Asystenta/Asystentki.

Jaka praca?
Praca z biura przy ul. Grochowskiej w Warszawie w pełnym wymiarze czasu pracy na podstawie umowy o pracę lub zlecenie – jak Tobie wygodniej. Proponujemy pierwszą umowę na okres 6-ciu miesięcy, niezależnie od wybranej formy. Dajemy możliwość rozpoczęcia pracy już w czerwcu.

Do zadań osoby na tym stanowisku należeć będzie m.in.:

• prowadzenie ewidencji faktur oraz dbanie o prawidłowy obieg dokumentów,

• tworzenie różnego rodzaju pism, uchwał, listów, ogłoszeń i protokołów,

• zarządzanie kalendarzami (właścicieli, wydarzeń),

• tworzenie wyliczeń i zestawień,

• załatwianie spraw związanych z dostawcami mediów i ubezpieczeń,

• obsługa i kontakt z klientami, kontrahentami oraz urzędami w imieniu firmy.

Jakie wynagrodzenie?

• umowa zlecenie: 36–40 zł brutto

• umowa o pracę: 5800–6400 zł brutto

Co ponadto?
Możliwość uczestniczenia przy wprowadzaniu systemu CRM oraz realny wpływ na jakość obsługi klientów firmy. Zapewniamy kameralną atmosferę, szybki przepływ informacji i brak korporacyjnych schematów.

Jakiej osoby szukamy?
Chętnej do podjęcia się zadań opisanych powyżej według proponowanych form współpracy. Ponadto osoby, która:

• ma czynne prawo jazdy kat. B,

• zna i korzysta z pakietu Office (Excel, Word) oraz rozwiązań Google Cloud (Sheets, Docs, Calendar),

• jest chętna do nauki programów do zarządzania projektami i systemu CRM,

• potrafi dostosowywać komunikat do odbiorcy, a wysoki standard obsługi klienta to dla niej coś więcej niż slogan,

• chce wykonywać powtarzalne czynności.

Jak będzie wyglądał proces rekrutacyjny?
Proces będzie prowadzony hybrydowo:

1. Przesłanie CV

2. Zdalne wypełnienie ankiety we wskazanym terminie

3. Zdalne wykonanie zadań rekrutacyjnych

4. Wypełnienie darmowego testu osobowości do omówienia w trakcie rozmowy

5. Rozmowa z wybranymi osobami w siedzibie firmy

Chętne osoby zachęcamy do przesłania CV. Informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi osobami, a dane kandydatów zostaną usunięte niezwłocznie po zakończonym procesie rekrutacyjnym.