AI-автоматизація обробки лідів із Calendly та follow-up через Gmail

Бюджет: 3000 UAH Термін: 3 дні

Вітаємо! Команда Business Atlas готова реалізувати ваш проєкт із налаштування AI-автоматизації для обробки лідів із Calendly. Платформи Make абсолютно достатньо для реалізації цього сценарію: вона має нативні стабільні модулі для всіх вказаних сервісів і гнучко працює з промптами OpenAI. У моєму досвіді — понад 50 успішних проєктів на ринках UA/EU, де делегування лідогенерації та аналітики візуальним платформам скорочувало Time-to-Market в рази без втрати якості.
Наше бачення технічної реалізації вашого ТЗ:
•Інтеграція та CRM-логіка (Make): При бронюванні дзвінка в Calendly сценарій Make миттєво створює картку ліда в ClickUp у статусі New Lead. Ми налаштуємо всю лінійку базових статусів від New Lead до Closed.
•Аналіз транскрипту й ШІ-модуль: Після того, як ви вручну додасте транскрипт Zoom/Otter у ClickUp, Make перехопить оновлення і передасть текст до OpenAI API. ШІ згенерує коротке summary розмови, визначить статус ліда та оновить картку в ClickUp (наприклад, на AI Review або Hot Lead).
•Створення Draft Email у Gmail: На основі аналізу зустрічі OpenAI формує персоналізовану відповідь, а Make створює саме чернетку (Draft) у вашому Gmail. Лист за жодних обставин не відправиться сам — ви зможете перевірити й відкоригувати його перед відправкою.
•Розумні Follow-up листи: Ми закладемо історію попередніх summary у ClickUp. Наступні follow-up листи будуть створюватися ШІ з урахуванням контексту минулої розмови та відповідей клієнта, а не за жорстким таймером.
Релевантний досвід із мого портфоліо:
•Розумні AI-розсилки: Ми розробляли системи для маркетингової агенції IronSoft та німецьких брокерів Generation Tech Partnerth, де ШІ готує глибокі контекстні листи для клієнтів.
•Аналіз зустрічей та CRM: Маємо досвід створення ШІ-помічників, які аналізують транскрипти онлайн-зустрічей, структурують дані та ведуть клієнтів по воронці статусів.
Оцінка термінів та вартості MVP:
Загальний термін реалізації: 2.5 – 3.5 тижні.
Орієнтовна вартість: $2 500 – $4 500 під ключ (залежно від обсягу контекстних даних та фінальної кількості сценаріїв для follow-up).
Чи готові ви обговорити деталі технічного завдання в особистих повідомленнях? Розгорнути

Бюджет: 27000 UAH Термін: 14 днів

Так, маємо досвід із подібними ШІ-автоматизаціями для ЦРМ, обробки лідів, листів і статусів. По бюджету я б орієнтувався на 45 000 грн, по термінах - 10-14 робочих днів для першої стабільної версії з перевіркою чернеток у Gmail.

Дивіться, тут нюанс - Make достатньо для MVP і першої робочої реалзації, якщо логіка листів не розростеться у велику систему правил. Для більш стабільної версії я б залишив Make як шар інтеграцій, а ШІ-аналіз, памʼять по ліду, перевірку статусів і правила повторних листів виніс у невеликий керований модуль. Так менше ризику, що сценарії почнуть ламатися від нетипових відповідей клієнтів.

МОжемо зробити так
> Calendly створює лід у ClickUp
> після додавання транскрипту запускається ШІ-аналіз заявки і розмови
> формується коротке резюме, статус ліда і наступна дія
> у Gmail створюється саме чернетка листа, без автоматичного надсилання
> повторні листи формуються з урахуванням відповіді клієнта і контексту розмови
> статуси ClickUp оновлюються за правилами New Lead, Call Completed, AI Review, Waiting Reply, Hot Lead, Proposal Sent, Follow-up Later, Closed

Щоб точніше оцінити, треба 2 уточнення =)
> чи вже є готова структура ClickUp зі статусами і полями, чи її теж потрібно спроєктувати
> відповіді клієнтів у Gmail треба відстежувати тільки в одному ланцюжку листів, чи всі нові листи від цього контакту теж мають впливати на статус і наступний текст

Схожі кейси Ingello
> https://business.ingello.com/fractal - схожа логіка ШІ-агентів і автоматизації процесів
> https://business.ingello.com/forma-crm - релевантно по ЦРМ-логіці, статусах і роботі з лідами
> https://systems-fl.ingello.com/ua - коротко про наш підхід до системної розробки для FLH

!!Важливо!! я б не робив автоматичне надсилання листів на першому етапі. Краще чернетки, журнал рішень ШІ і ручне підтвердження - це безпечніше для продажів і репутації домену.-- Розгорнути

Бюджет: 27000 UAH Термін: 14 днів

Доброго дня! Можу допомогти з таким сценарієм. Вже працював з автоматизаціями через Make, OpenAI, Gmail API та CRM-системами, тому логіка зрозуміла.

У вашому випадку все можна побудувати так, щоб після бронювання в Calendly автоматично створювався лід у ClickUp, далі після додавання транскрипту AI аналізував розмову, робив короткий summary, визначав статус ліда і готував draft листа в Gmail для вашої перевірки перед відправкою. Follow-up теж можна зробити “розумним” — з урахуванням контексту розмови та відповідей клієнта.

Підкажіть тільки:
— ClickUp у вас уже налаштований під цей процес?
— працювати будете тільки через Gmail?
— комунікація буде англійською?

По термінах — орієнтовно 1–2 тижні.
Бюджет попередньо бачу від $750, залежно від деталей і кількості сценаріїв, але потрібно спочатку детальніше поспілкуватися. Розгорнути

Бюджет: 20000 UAH Термін: 30 днів

Налаштую бездоганну ШІ-автоматизацію вашої воронки на базі Make, ClickUp та OpenAI, реалізувавши токен-оптимізований аналіз довгих транскриптів із жорстким виведенням відповідей у чернетки (drafts) Gmail.

Яким чином ви плануєте передавати текст з Otter в ClickUp (через прямий вебхук чи копіюванням у кастомне текстове поле), і як у логіці Make буде реалізовано зв'язування Gmail Thread ID, щоб наступні ШІ-фолоуапи потрапляли в поточну гілку листування з клієнтом, а не створювали нові окремі листи?

Орієнтовний бюджет на побудову архітектури сценаріїв, ліміти операцій для вашого об'єму лідів та терміни запуску MVP надішлю в особистій переписці.

Бюджет: 27000 UAH Термін: 10 днів

Сергій, вітаю
ТЗ дуже чітке - і це одразу плюс, видно, що ви вже добре продумали процес, а не просто шукаєте AI-автоматизацію.

Я якраз працював із подібною логікою (AI + автоматизація комунікацій і обробки лідів), тому буду говорити максимально предметно.

Швидко по вашому ТЗ:
- Make vs кастом
Для MVP Make більш ніж достатньо. Це дозволить швидко зібрати робочу систему і протестувати її на реальних лідах без зайвої розробки. Якщо далі обсяг виросте або логіка стане складнішою (багато гілок, складний follow-up), тоді вже має сенс виносити AI-обробку в окремий сервіс.
- Draft замість auto-send
Повністю підтримую. Це значно безпечніше і дає контроль над якістю. Плюс можна додати просту логіку логування: чому AI сформував саме таку відповідь і на основі яких даних - це дуже допомагає при масштабуванні.
- Follow-up по контексту
Тут ключове - не просто таймери, а оновлення контексту ліда перед кожною взаємодією. Інакше система починає жити окремо від реальності.

Щоб точно оцінити обсяг, уточню два моменти:
- скільки лідів у середньому приходить через Calendly на місяць?
- у ClickUp вже є готова структура (статуси/поля), чи її потрібно проєктувати з нуля?

По суті це вже не просто автоматизація, а невелика агентна система - і тут дуже важливо правильно зібрати архітектуру з самого старту Розгорнути

Бюджет: 2000 UAH Термін: 7 днів

Привіт, я працював над AI CRM системою для Lead Generation з автоматичним follow-up через Make.com + OpenAI для SaaS стартапу - 90% конверсії лідів у клієнтів, обробка 500+ лідів на місяць

Цікаво, чи плануєте використовувати різні AI промпти для різних типів лідів або один універсальний для всіх категорій клієнтів?

Пропоную зв'язатися, я безкоштовно проконсультую вас з технічної сторони та складемо план розробки + розповім про мою команду!

Бюджет: 13000 UAH Термін: 7 днів

Добрий день.
Готовий взяти Ваш проект у роботу.
Зможу розробити для Вас таку автоматизацію за допомогою n8n.
Пишіть в особисті, обговоримо всі важливі нюанси і підберемо для Вас найкраще рішення.

Бюджет: 5000 UAH Термін: 3 дні

Добрий день!
Можемо допомогти з AI-автоматизацією workflow:
Calendly → ClickUp → AI analysis → Gmail drafts → follow-up логіка.
Реалізуємо:
— створення лідів у ClickUp
— AI summary та аналіз транскриптів
— lead qualification та статуси
— draft emails у Gmail через AI
— follow-up сценарії на основі контексту розмови
— CRM workflow та автоматичне оновлення статусів
Для такого сценарію Make добре підходить як orchestration layer у зв’язці з OpenAI API, ClickUp, Gmail та Calendly.
Готові обговорити логіку workflow, структуру статусів та MVP для старту. Розгорнути

Бюджет: 7000 UAH Термін: 10 днів

Вітаю!
Мене звати Нікіта. Я займаюся впровадженням AI-рішень у платну рекламу та автоматизацією маркетингових процесів понад 2 років, працюю з Google Ads, Meta Ads та TikTok Ads.
✅Що ви отримуєте в роботі зі мною:
— AI-підсилену рекламну стратегію замість хаотичних запусків
— автоматизацію аналітики та контроль економіки проєкту
— системне масштабування на основі даних і AI-інструментів
📈Працюю з проєктами різного масштабу та використовую AI для швидшого аналізу результатів, пошуку точок росту та оптимізації рекламних процесів без зайвих витрат.
Готовий обговорити ваші задачі та запропонувати практичний план впровадження AI у рекламу вашого проєкту.

Бюджет: 27000 UAH Термін: 10 днів

МАємо практично готову схожу AI-CRM автоматизацію, яку можна швидко адаптувати під Calendly - ClickUp - Gmail, можемо обговорити деталі тут прямо зараз, я на зв'язку ))
Make для MVP достатньо, якщо сценарії акуратно розділити на прийом ліда, аналіз транскрипту, створення чернетки листа, перевірку людиною та оновлення статусів у ClickUp.
Для стабільної follow-up логіки я б запропонував Make - OpenAI API - чернетки Gmail - користувацькі поля ClickUp, а правила переходів зберігати в ClickUp або окремій таблиці налаштувань.
Орієнтовно 10 робочих днів і 42000 грн за першу робочу версію з тестами на 3-5 прикладах лідів.
Важливий нюанс - AI має не просто писати текст, а повертати структурований результат зі статусом, ризиками, коротким підсумком, наступним кроком і чернеткою листа у Gmail.
З вашого боку потрібні достпи до Calendly, ClickUp, Gmail, Make, OpenAI API, приклад реального ліда, 1-2 транскрипти і правила, коли лід вважати Hot Lead або Follow-up Later.
Уточню 2 моменти - чи потрібно враховувати відповіді клієнта з Gmail автоматично через вхідні листи, і чи має система сама ставити задачі менеджеру в ClickUp після кожного статусу.
Схожі за логікою кейси Ingello
https://business.ingello.com/vorfahr - AI-автоматизація та робота з процесами
https://business.ingello.com/fractal - агентна логіка і сценарії прийняття рішень
наш FLH-лендинг
https://systems-fl.ingello.com/ua-- Розгорнути

Бюджет: 27000 UAH Термін: 21 день

Доброго дня. ТЗ зрозумів — Calendly зв'язується з ClickUp, після дзвінка вручну вкладається транскрипт Otter/Zoom, AI робить summary плюс класифікацію статусу ліда плюс генерує draft email у Gmail, кожна наступна follow-up ітерація враховує транскрипт plus попередню реакцію клієнта замість таймера. Pipeline закінчується draft-ом у Gmail, не автоматичною відправкою — це правильно для quality control.

По стеку — Make пройде MVP, але мають бути дві архітектурні розв'язки. Перша — обробку транскрипту і генерацію summary plus draft робити через окремий бекенд-ендпоінт на FastAPI який Make кличе як webhook, а не намагатися робити повний prompt всередині Make HTTP-action. Make добре для оркестрації подій, поганий для нюансованого prompt engineering плюс retry/fallback логіки. Друга — статуси ліда (New Lead, Call Completed, AI Review, Waiting Reply, Hot Lead, Proposal Sent, Follow-up Later, Closed) тримати у ClickUp як єдине джерело правди, Make лише оновлює status field через ClickUp API при кожному переході. Це уникає розсинхронізації коли Make запам'ятав один стан, а в ClickUp давно інший.

Конкретно по draft email — пишу промпт окремо для першого draft (на основі форми Calendly plus transcript) і окремо для follow-up draft (де додається prior_response від клієнта plus history попередніх emails). Тон, стиль, sign-off — параметризуються у профілі промпта, щоб ви могли підлаштовувати без переробки логіки. Для switch між draft-ами усередині того самого ліда тримаю lead_state у ClickUp custom field.

Технічний нюанс — Gmail Drafts API має quota на 250 draft створень/добу безкоштовно і потребує OAuth з robust refresh-token handling. У Make-only підході це fragile, в кастомному бекенді на python-google-api-client стабільно.

Релевантний досвід — будую LLM-інтеграції з OpenAI/Anthropic три роки, поточний side-проєкт як раз про подібну CRM-like логіку з ScoringPipeline plus DraftGeneration plus FollowUpHandler. RAG plus prompt engineering plus pipeline orchestration — мій основний фокус останній рік.

Орієнтовно по термінах MVP — 2-3 тижні, з акцентом на якість prompt-ів і error handling, бо саме там зазвичай ламається подібна автоматизація. Якщо буде доступ до 5-10 реальних транскриптів плюс прикладів того як ви самі писали б follow-up — буде швидше і якісніше підлаштувати. Розгорнути

Бюджет: 20000 UAH Термін: 14 днів

Бачу, що вам потрібна не просто інтеграція Calendly → ClickUp, а саме AI-driven follow-up система, де листи формуються з урахуванням контексту дзвінка, а не по шаблонному таймеру. Саме тут критично правильно побудувати AI-логіку аналізу транскриптів і статусів лідів, щоб follow-up виглядали природно та релевантно.

Я працював із подібними automation workflows через Make.com + CRM + AI tools: будував AI qualification flows, automated lead routing, lifecycle email automation та CRM pipelines. Також реалізовував end-to-end системи, де AI аналізує дані ліда й запускає персоналізовані сценарії комунікації.

Для цього проекту я б пропонував стек:
Calendly + ClickUp + Make + OpenAI API + Gmail drafts.

Так, Make достатньо для цього сценарію, включно з:
— webhook integrations
— AI transcript analysis
— draft creation у Gmail
— conditional follow-up logic
— ClickUp status automation.

Окремо подобається ваш підхід із draft emails замість auto-send — це правильніше для quality control.

Орієнтовно:
— терміни: 7–14 днів залежно від складності AI logic та кількості сценаріїв
— бюджет: ~$700–1400

Питання: ви плануєте використовувати OpenAI тільки для email generation, чи також для lead scoring / intent detection по транскрипту? Розгорнути

Бюджет: 7000 UAH Термін: 4 дні

Вітаю!

Я no-code автоматизатор, спеціалізуюся на автоматизаціях через сервіс Make.com
Маю практичний досвід впровадження автоматизацій з використанням ClickUp, Calendly, Gmail API та OpenAI.

Для вашого проєкту Make.com цілком достатньо, автоматизація буде складатись з кількох сценаріїв, а листи будуть формуватись як чернетки, які можна перевірити і відредагувати перед відправкою.

Термін орієнтовно 3-4 днів.
Вартість 7000грн.
Звертайтесь якщо зацікавило!

Бюджет: 10000 UAH Термін: 1 день

Доброго дня!

Ми dZENcode – компанія повного циклу розробки цифрових рішень: від дизайну та програмування до інтеграцій і пострелізної підтримки. Беремо проекти з нуля і підключаємось до доопрацювання існуючих рішень.

Ми можемо зробити для вас AI-автоматизацію під цей сценарій.

Який етап потрібно автоматизувати в першу чергу? Чи потрібна перевірка і правка чернетки перед відправкою?

Докладну інформацію про наші послуги та ставки ви знайдете на сайті: Freelancehunt
Подивіться – після цього зможемо обговорити деталі і узгодити наступний крок.

⚠️ Після уточнення всіх деталей визначимо обсяг, підходящий формат співпраці: позадачно, аутсорс або аутстафф і фінальну вартість.

Чому з нами проекти гарантовано доходять до релізу:
💎 10+ років надаємо IT-послуги;
🔥 90+ штатних спеціалістів;
🚀 250+ публічних відгуків з 2015 року;
⚙️ Підтримуємо продукт за SLA після запуску;
✅ Працюємо за NDA і договором з компанією! Розгорнути

Бюджет: 6000 UAH Термін: 14 днів

Вітаю! Готовий реалізувати автоматизацію Calendly + ClickUp + OpenAI + Gmail через Make.

Бюджет: 777 UAH Термін: 10 днів

Сергій, вітаю)

З задоволенням виконаю Вашу задачу, єдине що рекомендував би розробляти на базі n8n на Вашому VPS сервері, адже в майбутньому буде простіше масштабувати автоматизації під потреби Вашого бізнесу, маючи власну підготовлену інфраструктуру.

Також в Вашому бізнес процесі вже можу підсказати є дуже слабке місце, а саме "після дзвінка ми вручну додаємо транскрипт Zoom/Otter у ClickUp", тому пропоную обговорити можливість реалізації і цієї автоматизації, якщо це технічно буде можливо.
Щоб досвід користування вашими спеціалістами цієї автоматизацією впирався лише у перевірку драфту і надсиланню листа.

Буду радий обговорити цей проект в особистих повідомленнях.

Бюджет: 2000 UAH Термін: 3 дні

Привіт! Я уважно ознайомився з вашим проектом і готовий розпочати роботу. Гарантую якісне та своєчасне виконання.

Бюджет: 10000 UAH Термін: 3 дні

Вітаю, Сергій!

З усіма сервісами, які згадували, маю досвід роботи.
По фолуапах реалізовував подібну схему в агентах: коли не лише текст по контексту формується, а і час відправки з контексту витягується.

Можемо почати сьогодні.
По тривалості розробки це 3 дні.
По вартості 10000грн

Якщо почнемо сьогодні, то постаюсь завтра завершити.

Бюджет: 6000 UAH Термін: 3 дні

Вітаю. Я маю великий практичний досвід автоматизації бізнес процесів та інтеграції CRM систем тому ця задача мені дуже знайома і зрозуміла. Запропонований вами стек ідеальний і можливостей платформи Make повністю вистачить для реалізації такої логіки. Сценарій ми розібʼємо на кілька етапів де створення ліда буде відбуватися миттєво після бронювання а аналіз ШІ запускатиметься тільки після додавання транскрипту в таск. Для генерації листів ми налаштуємо системні промпти в OpenAI щоб штучний інтелект враховував контекст розмови і формував саме чернетки в Gmail через відповідний модуль а не відправляв їх напряму. Логіку фолоу апів ми завʼяжемо на аналізі статусів у ClickUp щоб нагадування були доречними і базувалися на попередній комунікації. По термінах реалізація та тестування всіх сценаріїв займе близько 3 днів а орієнтовний бюджет складе 6000 гривень. З вашого боку для стабільної роботи знадобиться оплачений тариф Make та активний баланс OpenAI API. Підкажіть чи є у вас вже налаштований робочий простір у ClickUp з потрібними полями для транскриптів чи структуру карток лідів також потрібно буде спроектувати з нуля.