Бизнес процесс "Закупка" в Битрикс24

КАК ЕСТЬ, Заявки на снабжение поступают как угодно. Начиная от устного «мне (ему) надо поменять клавиатуру», звонка по телефону, письма по электронной почты, заканчивая официальной внутренней бумагой с «большими» визами руководства и резолюцией «срочно». Обратная связь со складом в данном случае отсутствует. Текущее состояние склада, хотя и известно, но не понятно, каковы будущие потребности и состояние заказов на снабжение.

КАК НУЖНО,,,,,,,  Внедрённая автоматизированная система учета заявок на снабжение, со складской системой и системой документооборота по данной тематике, процес поиска поставщика и закрытия заявки

В процессе документооборота заявки на снабжение зафиксированы роли.

•       Регистратор первого и второго уровня. 
•       Согласующие. В процессе обработки заявок могут быть из разных подразделений организации, в зависимости от типа заявки.
•       Координатор (ответственное подразделение). Фактически – роль утверждающего заявку.
•       Заявитель. Автор-инициатор заявки.
•       Исполнитель.
•  

Представители всех ролей являются пользователями системы. В случае, если у Заявителя нет аккаунта в системе, его роль выполняет Регистратор первого уровня.  Типы заявок.

•       Сервисная Заявка. Это любая заявка, поступающая в службу снабжения организации. Может не подразумевать поставку ТМЦ
•       Родительская Заявка на снабжение. Содержит от одной позиции, требуемой к поставке со склада. При отсутствии на складе решается вопрос о закупке.
•       Дочерняя Заявка на снабжение. Заявка, формируемая от от родительской, и содержащая всего одну позицию (наименование) оборудования или комплектующей, необходимой для поставки или установки.

Заявка в Битрикс24 возникает в результате её создания любым пользователем системы или Регистратором первого уровня по телефонному звонку, сообщению по электронной почте или по бумажной заявке.

Сервисные Заявки не предусматривают поставку  и служат для решения вопросов службами технических поддержки пользователей. Однако, их ведение в нашей системе необходимо, так как позволяет регистрировать первоначальную причину возникновения потребности в снабжении.

Родительская Заявка на снабжение возникает как связанная с Сервисной Заявкой или как самостоятельная сущность системы. Она может содержать несколько позиций, запрашиваемых Заявителем для поставки и/или установки.

Поскольку каждая из позиций заявки может иметь собственный маршрут согласования и утверждения, то к каждой Родительской Заявке на снабжение, имеющей более одной позиции в заказе, создаётся соответствующее количество Дочерних Заявок на снабжение. Этот процесс не подлежит формализации, поэтому он выполняется квалифицированным Регистратором первого или второго уровня.

Постоянный набор полей Заявки выглядит следующим образом.

•            Фамилия, Имя, Отчество Заявителя.
•            Тип заявки.
•            Должность 
•            Подразделение.
•            Отдел.
•            Описание.
•            Связанный номер родительской Заявки, при наличии таковой

Справочник типов заявок состоит из следующих значений и может расширяться.

•            IT-техника.
•            Телефония.
•            Программное обеспечение.
•            Мебель.
•            всего 15 позиций

Далее, если требуется согласование, Регистратор устанавливает согласующего и отправляет документ на согласование.

Следующим этапом Заявка отправляется на утверждение Координатору. В случае, если позиция в Заявке на снабжение присутствует на складе и может быть выдана, Заявка передается Регистратору второго уровня, который назначает исполнителя. Иначе, Заявка на снабжение передается в закупки, что должно является отдельным бизнес-процессом и по окончании сделки ( закупки) имеем заявку со всеми закрытими позициями дочерней заявки.....

ИЛИ ПРЕДЛОЖИТЬ ВАШ АЛГОРИТМ РЕАЛИЗАЦИИ СНАБЖЕНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ..,