Zautomatyzowane fakturowanie z list produkcyjnych Excel i mobilnej zbiórki za pobraniem (COD)

Jesteśmy małą, rozwijającą się piekarnią/kateringiem w Wielkiej Brytanii, która zarządza zamówieniami klientów i obliczeniami produkcji za pomocą wewnętrznych arkuszy produkcyjnych Excel. Używamy Sage Accounting (ale jesteśmy otwarci na zmiany) jako naszego podstawowego systemu finansowego. Nasz obecny ręczny proces generowania faktur z Excela i zarządzania płatnościami kierowców jest bardzo nieefektywny.

Potrzebujemy doświadczonego Konsultanta ds. Zarządzania Zamówieniami / Integracji Systemów, aby wdrożyć rozwiązanie, które w pełni zautomatyzuje przepływ danych między naszymi danymi produkcyjnymi, mobilnymi kierowcami a Sage Accounting.

Nasze Główne Cele:

1. Zautomatyzowane Fakturowanie: Dane z naszych ukończonych arkuszy zamówień/produkcji Excel muszą automatycznie przepływać do systemu fakturowania, tworząc dokładne faktury dla klientów bez ręcznego wprowadzania danych.
2. Bezproblemowa Integracja z Sage: Nowy system fakturowania/zamówień musi integrować się bezpośrednio i niezawodnie z Sage Accounting, aby zapewnić aktualność zapisów finansowych.
3. Mobilna Kolekcja COD: Nasi kierowcy dostaw muszą być wyposażeni w aplikację mobilną, aby potwierdzić dostawę i, co najważniejsze, oznaczyć faktury jako opłacone (Cash on Delivery - COD) lub nieopłacone, a ten status musi być natychmiast odzwierciedlany w Sage Accounting.

Kluczowe Wyniki: 

1. Rekomendacja Systemu: Doradzić w wyborze najlepszego systemu zarządzania zamówieniami/fakturowania oraz aplikacji mobilnej (FSM lub zarządzanie dostawami), która specjalizuje się w zarządzaniu uporządkowanymi zamówieniami (takimi jak te z piekarni) i integruje się solidnie z Sage Accounting.
2. Automatyzacja Danych: Zaplanować i wdrożyć solidny proces (poprzez aplikację Sage Marketplace, API lub narzędzie automatyzacyjne, takie jak Zapier), aby automatycznie generować faktury dla klientów w systemie zarządzania zamówieniami na podstawie danych wyciągniętych z naszych końcowych arkuszy produkcji/obliczeń zamówień Excel.
3. Wdrożenie i Integracja: Skonfigurować wybraną aplikację do zarządzania zamówieniami/fakturowania i skonfigurować jej dwukierunkową integrację z Sage Accounting.
4. Konfiguracja Przepływu Pracy Mobilnej: Skonfigurować aplikację mobilną, aby umożliwić kierowcom:
   • Wyświetlanie przypisanych tras dostaw.
   • Potwierdzenie dostawy i natychmiastowe aktualizowanie statusu faktur.
   • Specjalne rejestrowanie otrzymanych płatności gotówkowych (COD - Cash on Delivery), z transakcjami synchronizującymi się z Sage.
5. Szkolenie i Dokumentacja: Zapewnić kompleksowe szkolenie dla całego personelu w zakresie nowego zautomatyzowanego procesu.

Typ Projektu:

Stała cena lub na godzinę, do negocjacji w zależności od zakresu. Proszę o krótkie przedstawienie proponowanego rozwiązania (np. sugerowane oprogramowanie do zarządzania zamówieniami/FSM i szacowany czas wdrożenia) przy składaniu oferty.

Proszę uwzględnić "Automatyzacja Piekarni Sage" w swojej odpowiedzi, abyśmy wiedzieli, że przeczytałeś pełny opis i rozumiesz konkretne wyzwanie branżowe.