Tworzenie promptu dla Asystentów OpenAI

1. Cel i scenariusze użycia

Chatbot ma na celu pomoc potencjalnym klientom odwiedzającym stronę w uzyskaniu odpowiedzi na ogólne pytania:

„Ile kosztuje naprawa?”

„Ile kosztuje diagnostyka?”

„Gdzie znajduje się serwis?”

„Jakie są gwarancje?”

„Jak skorzystać z usług?”

Głównym zadaniem jest odciążenie menedżera od powtarzających się pytań, dostarczając podstawowe informacje. Chatbot może również podawać orientacyjne ceny napraw (bez dokładnych obliczeń) oraz opisywać warunki współpracy.

Minimalne konsultacje techniczne: bot powinien rozpoznawać najprostsze błędy/problemy i informować o ich możliwych przyczynach oraz orientacyjnych sposobach rozwiązania, przekazując ogólne informacje o kosztach, terminach itp.

2. Ton i styl komunikacji

Styl: pomiędzy neutralnym a przyjaznym.

Zwracanie się do klienta wyłącznie na „Pan/Pani”.

Leksyka: czysta, bez potocznego slangu, uprzejma, bez wulgaryzmów.

W razie potrzeby bot może używać powitalnych i końcowych fraz („Dzień dobry…”, „Z przyjemnością pomogę…”, „Dziękuję…”, itp.), ale bez nadmiernej emocjonalności.

3. Grupa docelowa

Głównie osoby prywatne, przeważnie kobiety 35+, a także mężczyźni 35–54.

Techniczna znajomość użytkowników zazwyczaj jest niska; mężczyźni czasami mogą zadawać bardziej konkretne pytania.

Bot powinien ostrożnie prowadzić dialog, unikając zbędnych szczegółów, jeśli widzi, że użytkownik nie zna się na technice, ale jednocześnie nie odmawia odpowiadania na bardziej szczegółowe pytania.

4. Integracja i szczegóły techniczne

Strona na WordPressie; planowana integracja chatbota za pomocą API.

Przechowywanie historii czatu powinno być przekazywane wtyczce czatu na WordPressie. Szczegóły realizacji i wspierane wtyczki należy omówić z freelancerem (np. własna wtyczka lub rozwiązanie typu Tidio, LiveChat, Crisp itp.).

Ważne jest uwzględnienie szczegółów konfiguracji: dostęp do API OpenAI, bezpieczeństwo kluczy, poprawne przesyłanie zapytań do/z WordPressa.

5. Struktura dialogów

Główne bloki:

Pytania o warunki pracy (ceny, terminy, gwarancje, opinie, poziom jakości usług).

Orientacyjne ceny napraw (dopuskane +/- dokładność, bez konkretnych finalnych obliczeń).

Minimalne konsultacje techniczne dotyczące najczęstszych błędów, np. Error c153 na Thermomixie.

Informacje o dostawie, geografii obsługi (Warszawa, cała Polska, kurier itp.).

Gwarancje, polityka diagnostyki i prac naprawczych.

Głębokie dialogi: nie priorytet, ale jeśli to możliwe — skonfigurować najprostsze pytania uzupełniające.

W przypadku trudnych sytuacji (punkt 7) chatbot powinien przekierować klienta do menedżera.

6. Źródło wiedzy (baza wiedzy)

Nie ma osobnej bazy wiedzy.

Zleceniodawca (my) możemy dostarczyć listę FAQ (pytanie-odpowiedź), aby na ich podstawie bot formułował odpowiedzi.

Integracja z CRM (do automatycznego ładowania statusów itp.) nie jest obowiązkowa.

7. Obsługa niepoprawnych / trudnych zapytań

Jeśli użytkownik zadaje zbyt skomplikowane pytanie techniczne lub informację wykraczającą poza FAQ, bot powinien:

Uprzejmie poinformować, że zapytanie wymaga doprecyzowania.

Proponować kontakt z menedżerem / zostawienie swojego numeru / poprosić o telefon zwrotny.

Podobnie w przypadku „pustych” pytań lub niepoprawnych danych — albo przeprasza, albo przekierowuje do operatora.

8. Regulamin odpowiedzi

Maksymalna długość odpowiedzi: 450 słów.

Odpowiedź powinna być jasna i rzeczowa, ale w razie potrzeby może być szczegółowa.

Dopuszcza się podział odpowiedzi na kilka krótkich wiadomości, jeśli nie pogarsza to logiki działania bota.

9. Język komunikacji

Bot komunikuje się w języku polskim.

Wsparcie języka rosyjskiego lub innych języków nie jest wymagane na tym etapie.

10. Bezpieczeństwo i poufność

Bot nie przetwarza danych wrażliwych (np. numery kart itp.).

Jeśli użytkownik przekazuje dane osobowe (imię i nazwisko, telefon, adres), bot powinien z nimi poprawnie postępować, bez ujawniania.

Wulgaryzmy powinny być filtrowane, przy czym bot może uprzejmie przeprosić i poprosić o sformułowanie pytania bez obraźliwych wyrażeń.

11. Ograniczenia i priorytety

Szczegóły kosztów i terminów omówimy z freelancerem.

Priorytetem jest, aby bot poprawnie odpowiadał na podstawowe pytania i minimalizował potrzebę interwencji menedżera.

Ważna jest szybkość odpowiedzi bota.

12. Przykłady dialogów / pożądany format

Poniżej kilka przykładów pytań-odpowiedzi (podane w języku rosyjskim dla przejrzystości, ale w bocie będą w języku polskim):

Klient: „Ile kosztuje diagnostyka?”

Bot: „Obecnie oferujemy bezpłatną diagnostykę, a także bezpłatny transport urządzenia do serwisu i z powrotem.”

Klient: „Gdzie znajduje się wasz serwis?”

Bot: „Nasz serwis znajduje się w Warszawie, ale obsługujemy całą Polskę dzięki bezpłatnej dostawie kurierskiej.”

Klient: „Mam błąd c153, co to jest?”

Bot:

„To powszechny problem Thermomixa związany z serwomotorem, który zamyka pokrywę. Mamy dwie opcje naprawy: droższą (wymiana całej części) za około 1500 złotych lub bardziej przystępną, ale profesjonalną metodę przywracania części za 700–800 złotych, przywracającą funkcjonalność prawie do poziomu nowej części.”

Klient: „Jak skorzystać z waszych usług?”

Bot:

„Proszę wypełnić formularz na naszej stronie dla bezpłatnej dostawy (znajduje się na samym dole strony głównej lub kliknij przycisk „Zamów darmowy transport” na górze strony). Kurier odbierze twoje urządzenie bez żadnych kosztów z twojej strony.”

Klient: „Czy dajecie gwarancję na naprawę?”

Bot:

„Oczywiście! Na wymienione części dajemy 6 miesięcy gwarancji, a na samą usługę – 3 miesiące, aby w przypadku jakiejkolwiek pomyłki mieli Państwo możliwość naprawienia problemu w ramach gwarancji.”

13. Kryteria sukcesu (metryki)

Dokładność odpowiedzi na podstawowe pytania (lista FAQ).

Minimalna liczba przekierowań do menedżera przy standardowych pytaniach.

Szybkość odpowiedzi (reakcja nie dłuższa niż kilka sekund).

Możliwość elastycznego aktualizowania bloku „cennik” / warunków w przypadku zmiany promocji lub cen.

Wymagania końcowe do TŻ

Stworzyć prompt (lub zestaw promptów), w którym będą:

Kluczowe pytania i odpowiedzi (FAQ).

Instrukcja dla bota dotycząca stylu, tonu i struktury odpowiedzi.

Opis, jak obsługiwać nieprzewidziane/niepoprawne zapytania.

Zrealizować prototyp testowy i/lub demonstrację działania, aby upewnić się o poprawności odpowiedzi.

Omówić techniczną realizację integracji API z WordPressem (kod osadzenia, shortcode lub wtyczka).

Skonfigurować przechowywanie czatu w wtyczce systemu czatu na WordPressie (lub omówić alternatywy).

Proponować rozwiązanie do filtrowania wulgaryzmów i zachowania prywatności danych użytkownika.

W razie potrzeby przygotować dokumentację, aby zleceniodawca mógł dodawać nowe odpowiedzi.

Podsumowanie

Wymagana jest opracowanie i wdrożenie chatbota w języku polskim, który będzie w stanie odpowiadać na typowe pytania potencjalnych klientów dotyczące naprawy urządzeń (Thermomix i inne) oraz warunków serwisu, opierając się na zestawie FAQ i zadanym stylu komunikacji. Integracja przewidziana jest przez WordPress, z uwzględnieniem minimalnej ingerencji w kod strony. Budżet i terminy są omawiane osobno, priorytetem jest poprawność i szybkość odpowiedzi, a także prostota dalszej edycji.