Всім привіт!

Є компанія та власний склад для оптових продажів та складних інженерних систем. Є попит для роздрібного продажу. Майже готовий сайт на Хорошопі (альтернативи поки не розглядаємо) на який буде йти трафік від самої різноманітної реклами, в т.ч. є социіальні мережі та також працює таргет. Також плануються окремі лендінги по конкретним напрямкам.

Ось GPT трохи допоміг скласти ТЗ, прошу його переглянути по нашим даним. НЕ всі пункти потрібно реалізувати миттево, але система має мати можливість виконувати всі або майже всі пункти з наведених.

Технічне завдання на впровадження CRM-системи

1. Загальна мета проєкту

Впровадження CRM-системи, яка дозволить автоматизувати роботу з лідами та клієнтами, оптимізувати процес продажів, інтегрувати ключові канали комунікації, маркетингу та логістики, а також забезпечити якісну підтримку післяпродажного обслуговування.

2. CRM повинна підтримувати інтеграції:

2.1 Комунікації

• Інтеграція з IP телефонією Binotel через API або плагіни.

• Інтеграція з корпоративною поштою Gmail.

• Інтеграція з Viber, Telegram, Facebook Messenger, WhatsApp.

• Можливість надсилання SMS-повідомлень клієнтам.

• Можливість email-розсилок (транзакційні та маркетингові).

2.2 Соціальні мережі та маркетплейси

• Instagram: автоматичне створення угод із вхідних повідомлень/коментарів/заявок.

• Facebook: аналогічно Instagram.

• TikTok: інтеграція з формами збору лідів та створенням угод.

• Prom.ua: підключення каталогу товарів, замовлень, статусів.

• Хорошоп: синхронізація каталогу товарів, обробка замовлень, оновлення статусів.

2.3 Логістика

• Повна інтеграція з API Нової Пошти:

  • автоматичне створення ТТН із CRM

  • відстеження доставки

  • повідомлення клієнтам про статус

2.4 Документообіг

• Інтеграція з електронним документообігом:

  • Вчасно або M.E.Doc або більш якісна альтернатива
    

• Можливість підписання документів прямо з CRM.

2.5 Хмарні сервіси

• Можливість автоматичної відправки технічної документації клієнтам через посилання на Google Drive, згідно з купленим товаром.

3. Вимоги до воронок продажів

3.1 Приватні особи (B2C)

• Канали надходження: сайт, реклама, соцмережі, дзвінки

• Стани воронки (попередньо!):

  • Лід отримано

  • Уточнення потреб

  • Комерційна пропозиція / рахунок

  • Очікування оплати

  • Доставлено

  • Післяпродажне обслуговування

3.2 Юридичні особи (B2B)

• Стани воронки:

  • Лід отримано

  • Збір технічного завдання

  • Узгодження специфікації

  • КП + договір

  • Супровід закупівлі

  • Оплата

  • Логістика + документообіг

  • Постгарантійний супровід

4. Автоматизація процесів

• Створення угоди автоматично з усіх каналів (соцмережі, маркетплейси, сайт).

• Автоматичне надсилання SMS / email / Viber після певних дій:

  • підтвердження замовлення

  • надсилання ТТН

  • статус доставки

  • технічна інструкція/підтримка

• Вбудована система тегування клієнтів за поведінкою та історією покупок.

• Автоматична відправка Google Drive посилань залежно від придбаного товару на технічну документацію

• Автоматичне нагадування про сервісне обслуговування.

5. Чат-боти

• Створення чат-ботів для:

  • Вибору обладнання (за типом потреби/потужності/бюджету)

  • Попередньої кваліфікації ліда

  • Надання відповідей на часті запитання (FAQ)

• Платформи: Telegram, Viber, Facebook Messenger

• Інтеграція з CRM: перенесення ліда/замовлення у CRM після проходження сценарію.

6. Переваги впровадження CRM

• Єдина точка контролю за всіма каналами комунікації.

• Підвищення ефективності відділу продажів.

• Зменшення кількості втрат лідів.

• Автоматизація рутинних задач.

• Покращення лояльності клієнтів через вчасну комунікацію.

7. Побажання до інтерфейсу та технічної частини

• Хмарна CRM із мобільною версією.

• Український інтерфейс

• Розширена аналітика по воронках, рекламі, каналах.

• Гнучке налаштування ролей і прав доступу.

• Простота інтеграцій через API або вже готові плагіни.

8. Звітність та аналітика

8.1 Аналітика всередині CRM

CRM повинна мати вбудовану (або логічну зовнішню) систему звітності з можливістю:

• Фільтрації даних за періодами, каналами, відповідальними особами.

• Перегляду KPI менеджерів: кількість угод, конверсія, середній чек, виконання плану.

• Аналізу воронки продажів: де губляться ліди, швидкість проходження етапів.

• Порівняння результатів по B2B і B2C сегментах.

• Вивантаження даних у зручних форматах

8.2 Інтеграція з аналітичними платформами

Передбачити можливість інтеграції з зовнішніми інструментами:

• Google Data Studio  (пріорітетно!)– для побудови динамічних дешбордів у реальному часі.

• Power BI – для глибокої бізнес-аналітики, зокрема по фінансах, маркетингу, логістиці.

• Tableau – для інтерактивної візуалізації даних на рівні керівництва.

Джерела даних для аналітики:

• CRM (угоди, клієнти, менеджери)

• Google Analytics / GA4

• Google Ads / Facebook Ads / TikTok Ads

• Binotel (дзвінки, конверсія в продаж)

• Email-маркетинг (відкриття, кліки, ефективність)

• Хорошоп (замовлення, складські залишки, маржа)

• Prom.ua (динаміка замовлень)

• API Нової Пошти (відсоток доставлених вчасно)

8.3 Ключові метрики, які мають бути доступні власникам бізнесу

1. Доходи та прибуток

   • Загальний виторг (по днях, каналам, менеджерах)

   • Валовий прибуток та маржинальність

   • ROI по рекламних кампаніях

2. Продажі

   • Динаміка замовлень

   • Середній чек

   • Конверсія воронки

   • Повторні покупки

3. Реклама та маркетинг

   • Вартість залучення клієнта (CAC)

   • Вартість ліда з кожного каналу

   • ROAS (окупність реклами)

   • Ефективність акцій / промо

4. Склад та логістика

   • Вартість складських залишків

   • Популярність SKU

   • Швидкість обігу товару

   • % невиконаних замовлень

5. Менеджери

   • Кількість опрацьованих лідів

   • Відсоток закриття угод

   • Середній час відповіді

   • Вартість продажу на одного менеджера

6. Фінанси

   • Розрахунок дебіторської заборгованості

   • Середній термін оплати

   • Динаміка касових операцій

Наголошую! Ми тут розумні і готові до діалогу в плані складання реального ТЗ з термінами виконання. Готові надати всі відповіді на наші процеси. Головне що потрібно зрозуміти, ми не Епіцентр, тому вартість має бути адекватною і мати адекватну ціну за всі хмарні сервісі.  Звісно, що багато що вже є: Хорошоп, Binotel, Prom, Google Business, сервісі розсилки SMS та  бажання працювати з вами як команда. 
З вас ваш досвід та якість у підході до вирішення питання, з нас всі відповіді та бажання покращити вашу роботу. Як результат ви маєте отримати крутого клієнта з красним зворотнім звʼязком, а ми – фахівця високого рівня та максимальну автоматизацію наших процесів + підтримка рішення від вас у майбутньому.

Дякую!