Создание программы (скрипта) напоминалки об окончании действия полиса

Добрый день.

Есть простая задача. 

Мы оформляем полисы страхования, где четко указан срок действия полиса от и до. 

Есть данные клиента в этом полисе - телефон и адрес электронной почты, есть дата рождения. 

Задача создать такую программу-напоминалку, в которой алгоритм будет сам следить за датой окончания полиса и напоминать за 4 месяца до окончания полиса и снова за 1 месяц до окончания полиса. Напоминать программа будет путем рассылки смс и / или е-маила, текст которых будет заранее заложен в программу. Идеально, чтобы текст ответа был шаблоном, где имя и фамилию клиента программа будет подставлять в каждом конкретном случае индивидуально.  

Пример: "Добрый день. Ваш страховой маклер заботится о Вас. Мы напоминаем Вам, что срок действия Вашего полиса страхования заканчивается через 4 месяца. А это значит, что прошло время снова у нас его продлить. Также пришло время подавать пакет документов включая новый страховой полис на продление Вашего пребывания в стране. Пожалуйста обратитесь к нам уже сейчас для получения выгодного предложения по цене.

Ваш страховой маклер." 

Исходные данные:

1) есть домен

2) есть свой сайт и хостинг

3) есть база данных клиентов (в excel)

Техническое задание:

1) создать программу в удобной оболочке либо веб-версию программы (удобный интерфейс)

2) предусмотреть возможность загружать в программу excel файл, с разбивкой на несколько колонок: имя и фамилия клиента, дата рождения, номер полиса, срок от, срок до, телефон, адрес электронной почты клиента

3) Возможность в любое время загружать этот же файл, но уже с новыми добавленными клиентами и их полисами (заменять предыдущий файл)

4) Программа также должна поздравлять клиента с днем рождения, как только он наступил

5) Программа также должна уведомлять и нас о том, что у клиента заканчивается полис.