Development of the management reporting system

Project Goal: Create an automated system for collecting, processing, maintaining, and visualizing the financial data of a hotel operator company.

1. Main Functional Requirements

1. Data Collection:

   • Integration with the accounting system sevDesk via API for automatic data upload or through regular exports of statements in CSV format. All bank accounts are connected in sevDesk, and the company's incoming and outgoing invoices are also uploaded, categorized for accounting reporting. Thus, by exporting statements from sevDesk, we have all bank accounts and all information on invoices.

   • Integration with 10 bank accounts (2 banks — Revolut & Bank Austria) for automatic statement uploads via API.

   • Manual entry of transactions for 3 cash accounts into the overall system.

2. Data Processing:

   • Automatic updating of financial data based on imported data from sevDesk and banks within the management system (day2day).

   • Ability to correct transactions and invoices (change categories) for accurate representation in financial reports.

3. Financial Reporting:

   • Automatic generation of management reports (profits, losses, cash flow, balance).

   • A dashboard system for displaying key financial indicators in real-time.

   • Support for reports at the level of individual departments/hotels.

   • The structure of reports and indicators can be formed from our side.

4. Analytics and Monitoring:

   • Ability to analyze income and expenses over a certain period, track trends and deviations from the plan.

   • Tools for forecasting cash flows and budgeting based on historical data or manual input of forecasts.

2. Non-Functional Requirements

1. Performance: The system must efficiently process large volumes of data and quickly update reports after integrating new data.

2. Interface: A simple, user-friendly interface for users without technical knowledge, with concise dashboard visualization.

3. Security: Data protection, access to the system via passwords and roles (different access levels). Support for backup and cloud access.

4. Scalability: Ability to add new accounts and expand functionality without serious system restructuring.

3. Integrations

• sevDesk API: Integration for automatic data upload from accounting.

• Bank APIs: Integration for uploading bank statements from 10 different accounts (may not be needed if exporting everything from sevDesk)

• Manual Input: Tools for manual data entry from additional accounts.

4. Technical Requirements

• Platform: Google Sheets or Microsoft Excel (with support for VBA for macros or Google Apps Script for automation). Other platforms may be used.

• Connection to APIs using Python or other programming languages.

• Use of cloud services for storing and processing large volumes of data (if needed).

5. Users and Roles

• Administrators: Full access to the system, integration settings, report management, viewing all reports.

• Managers: Access to manual entry, categorization, and correction of transactions.

6. Support and Maintenance

• User instructions for the system and training materials.

• Initial training for staff on how to use the system.

• Regular maintenance, updates, and support after implementation (to be discussed).

The technical task covers an approximate vision. I am open to other ways of implementation and integration to achieve the desired result.

Мета проекту: Створити автоматизовану систему для збору, обробки, ведення та візуалізації фінансових даних компанії готельного оператора.

1. Основні функціональні вимоги

1. Збір даних:

   • Інтеграція з бухгалтерською системою sevDesk через API для автоматичного завантаження даних або через регулярні вивантаження виписок у форматі CSV. У sevDesk підключені всі банківські рахунки, також здійснюється завантаження вхідних та вихідних рахунків компанії, з їх категоризацією для бухгалтерської звітності. Тобто вивантажуючи виписки з sevDesk ми маємо всі банківські рахунки та всю інформацію по рахункам-фактурам.

   • Інтеграція з 10 банківськими рахунками (2 банки — Revolut & Bank Austria) для автоматичного завантаження виписок через API.

   • Ручний ввід операцій по 3 касовим рахункам до загальної системи.

2. Обробка даних:

   • Автоматичне оновлення фінансових даних на основі імпортованих даних з sevDesk і банків в середині управлінсьої системи (day2day).

   • Можливість корекції транзакцій та рахунків (зміна категорій) для правильного відображення у фінансових звітах.

3. Фінансова звітність:

   • Автоматичне формування управлінських звітів (прибутки, збитки, рух грошових коштів, баланс).

   • Система дашбордів для відображення ключових фінансових показників у реальному часі.

   • Підтримка звітів на рівні окремих підрозділів/готелів.

   • Струтура звітів та показників може бути сформована з нашої сторони.

4. Аналітика та моніторинг:

   • Можливість аналізу доходів та витрат за певний період, відстеження тенденцій та відхилень від плану.

   • Інструменти для прогнозування грошових потоків та складання бюджету на основі історичних даних або ручного введення прогнозів.

2. Нефункціональні вимоги

1. Продуктивність: Система повинна ефективно обробляти великі обсяги даних і швидко оновлювати звіти після інтеграції нових даних.

2. Інтерфейс: Простий, зрозумілий інтерфейс для користувачів без технічних знань, з лаконічною візуалізацією дашбордів.

3. Безпека: Захист даних, доступ до системи через паролі та ролі (різні рівні доступу). Підтримка резервного копіювання та хмарного доступу.

4. Масштабованість: Можливість додавання нових рахунків і розширення функціоналу без серйозної перебудови системи.

3. Інтеграції

• sevDesk API: Інтеграція для автоматичного завантаження даних з бухгалтерії.

• Банківські API: Інтеграція для завантаження банківських виписок з 10 різних рахунків (можливо не знадобиться, ящо вивантажувати все із sevDesk)

• Ручний ввід: Інструменти для ручного введення даних з додаткових рахунків.

4. Технічні вимоги

• Платформа: Google Sheets або Microsoft Excel (з підтримкою VBA для макросів або Google Apps Script для автоматизації). Можливе використання іншої платформи.

• Підключення до API за допомогою Python або інших мов програмування.

• Використання хмарних сервісів для зберігання та обробки великих обсягів даних (якщо потрібно).

5. Користувачі та ролі

• Адміністратори: Повний доступ до системи, налаштування інтеграцій, управління звітністю, перегляд усіх звітів.

• Менеджери: Доступ до ручного введення, категоризації та корекції транзакцій.

6. Підтримка та обслуговування

• Інструкції для користувачів системи та навчальні матеріали.

• Початкове навчання персоналу з роботи системи.

• Регулярне обслуговування, оновлення та підтримка після впровадження (до обговорення).

Технічне завдання охоплює приблизне бачення. Я відпритий до інших способів реалізацій та інтеграцій аби досягти бажаного результату.